業務 ハック。 業務課題をHackせよ! プログラミングで仕事自動化物語(5) VBAでシステム化せよ! 毎月の成績グラフを3秒で完成させろと迫られる

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業務ハックしたいけどできない現状 小さな言い訳 部内で業務ハックしたいと小さな行動しています。 そう、業務ハックされる側ですが、業務ハックをしたいのです。 ですが、そこには上司や周りのメンバーという大きな壁があります。 「今までのやり方を変える」ことを教える労力って、そりゃものすごい体力のいることです。 あちらからしたら「今までのやり方を変えるという体力がないんだよーー!」と聞こえてきそうですが・・ 私の小さな業務ハックですら、行ったときの反発など辟易するわけです。 そして、上の人に限って、「古いやり方」で仕事を回してくるのです 涙 会社でも少しずつ自動化の流れは来ていますが、まだまだだと感じています。 まだまだ無駄はあるし、 プログラムコードが書けないけど プログラムコードで改善できるはず、 タブレット端末使ってこういう風にもできるのでは?と考えていて、 いままでの作業時間が大幅に短縮できる。 過去のことを考えても、反発されたり・余計なことをしやがってということを言われるのは確実でしょう。。 プログラムコードについては私にはその能力や知識がないので、 実際にできないことも思うのですが、考えつくだけでも沢山あるのです。。 ということは、 私が考えている以上に業務ハックはあるのです。 業務ハックされて干されないためにどうしたらよいのか このnoteを読んで一番震えたのが「 業務ハックされたら私、干される」と感じたことでしょう。 詳しい業務内容は書けませんが、おそらく干されます。 確実に。 そもそもアシスタント職ですし、現場の人間を減らすよりもアシスタント要らないよね?ってなるでしょう。 そのためにも業務ハックされる側になったらどういうポジションにいくのかを考えていかなければいけない。 絶対に、ライフハックされた直後は大きく落ち込む。 ライフハックする側の態度にもよりますが、今までのことを否定された気分になるかもしれないし、プライドが傷つくと予想しています。 今は冷静なので、「そんなことを言っている場合じゃない!」と思えるけど、実際に業務ハックされた瞬間はどう感じるんだろうか?とも思っています。 そして業務ハックが浸透して干されても、それはしょうがないと受け入れよう。 そのためには常日頃から「新しいことに挑戦する」ことが必要だと考えています。 やっぱり、年々と新しいことをするのに、パワーが必要。 うっかり3日坊主になってしまったり、覚えが遅くなって何度も調べたり。 でも、「覚えたい」という気持ちがあれば、なんとかなるかもしれないけど、好奇心とか挑戦する筋肉が弱ると辛いかな。

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思い出の話 業務ハック、流行ってますね。 では私の業務ハックの思い出を。 クビになった、と言ってもSESの話なので、契約終了、というだけですが良かったら聞いて言ってください。 SES稼業がはかどっていた30代前半、あるデータセンターに本番作業を行う運用エンジニアとして入れられたんです。 4年くらいいたっけな。 いやあ、今考えてもブラックな職場でした。 運用エンジニアは当時10人近くいたのですが誰もかれもスキルは不十分で、とにかく筋肉でまわしていた現場でした。 おかげで全員が帰宅時間21時以降もしくは終電ぎりぎり。 翌日も朝早い出勤で、早番は7時台に出てこなければいけなかった。 大変じゃないですか?と聞いたけど、仕事なのでとつれない返事。 とはいえみんなSESだったのですが。 なぜそんなに上から目線でスキルが低いなんていうかというと、まず手順書はExcelで作ってあるのですがフォーマットがばらばら。 使いまわしするにも関わらずバージョン管理もやっていないので、誰かが作ったものをコピーして使いまわし。 それをまた使いまわし。 ラーメンの秘伝のスープですかってな感じでした。 そこからして大きな無駄で、定型作業が多いのであれば手順書はFIXしておき、値だけマクロなどで変えればすぐに作成できるはず。 それを何十ページも一から作り直すもので、てにをは含めて間違いまくって、レビューに通らず作業開始が20時からみたいなアホなことをやってました。 とは言え、いきなり現場で初日から業務ハックなどできるわけはないので、二カ月くらいは様子みたかなぁ。 大体の作業をおぼえたところで静かに業務ハックを私は始めました。 業務ハック開始 私の場合は、とにかく現場のドキュメントがExcelで成り立っていたので、Excelマクロを駆使することから始めました。 一つの作業をするのにいくつもの申請書を作成する必要があったので、これらを手作業で作るのではなく、マクロでファイルを自動作成し内容も自動転記するような仕組みをどんどん作っていきました。 こりゃいいぞってなもんで、まずは現場の人々がこれを使ってくれるようになりました。 一方、冒頭の手順書も、パターンがつかめてきたので、いくつかのFIXパターンを作りこれもマクロで自動作成するようにしました。 手順書作成やレビューにかける時間もおそらく一日に2時間ほど削減してくれたのではないかと思います。 とにかく現場を見ていて、同じ情報について多重管理が目につきました。 いろんな部署が絡んでいるのはわかるのですが、その部署ごとに同じような情報を違うフォーマットで提出している様子です。 同じ情報ソースから展開すればいいので、これもVBA。 Wordもたまに出てきましたがこれもマクロで何とかしました。 いや、業務ハック天国です。 やればやるほど時間が削れていく。 そうすれば、技術そのものにも集中できる。 だんだん作業品質も上がってきたように思います。 今ならRPAの出番かもしれませんがね。 現場からも顧客からも支持を得たと思い込んでいましたし、現場もどんどん落ち着いてきたので私はこの現場、長く続くと思っていました。 突如やってきた暗雲 私が体験したのはリーマンショックです。 顧客が直撃を受けてしまった模様。 その結果どうなったかって、SES先の人数削減です。 人数を3分の1にしてくれ、と。 あんなに業務ハックがんばって、現場をホワイトにした結果、人数を機械的に3分の1にされるというのはなかなかショッキングな出来事でした。 自社的には、アクセルをぶっぱなして進んでいると思ったら、方向が逆方向でした。 売上も3分の1となります。 多分に同僚が、何もしないで終電での帰宅を続けていたら、減らせとも言えなかったに違いない。 無駄な工数をどんどん減らした結果、定時に帰れる人も増えていたし、顧客も冷静に見ていたんだろうなと今になって思います。 でも、まぁ、突き付けられたのは運用人数の削減。 私は、その削減に自分自身を入れましたね。 自分でジャッジして、自分をクビにした。 引き止められたら考えたかもしれないけれど、そのときは顧客も混乱していたのでそれに乗じて脱出した次第です。 その件もあって、あぁ、SESで運用エンジニアって、業務ハックすると自分や他人の食い扶持を減らしちゃうんだなぁと思いました。 SES提供会社とすれば、工数を売るのが仕事ですから。 工数を減らすような仕事は利益相反しちゃう。 だからスキルを今後伸ばせば伸ばすほど、SESでやっていることが足かせになる気がしてその二年後くらいにSESから足を洗いましたね。 基本的には、自社業務で自社員が工数削減すれば、経営や上司は喜んでくれるはず。 人に喜ばれたい仕事をしたいですからね。 ただ冒頭のように、社内政治が絡んだりして業務ハックが喜ばれないケースもありますから、何しろ職場や環境は選んで、皆に喜ばれる状況でやらないと、ですね。 多分にいる意味、ないです。 仕事をして喜ばれないのなら職場変えましょう。

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業務ハックはどんな会社、どんな人でもできる 新しい働き方を実現する「業務ハック」(5)

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現場から小さい工夫を重ねて業務を改善していく、業務ハックの事例をご紹介します。 業務用の厨房機器を開発、販売する企業・は、受発注の対応に課題を感じていました。 毎日何件もの注文が入る中、紙による事務処理が多いため、業務が非効率になっていたのです。 相談を受けたソニックガーデンでは、業務改善をプログラミングで実現する業務ハッカーのプログラマが担当し、業務改善のプロセスにそって、kintoneによる受発注のシステムを開発しました。 導入後は、残業の削減や業務の引き継ぎにかかる時間の短縮など、業務効率化を達成しています。 メカの代表取締役社長 大城洋美さん、営業の伊藤小野香(さやか)さん、そしてソニックガーデンのプログラマ・田中一紀に、これまでの取り組みを聞きました。 株式会社メカの業務ハックのポイント• 大量の書類が使われていたが、ルーティン業務やルールを設計できる作業が多く、システム化しやすかった。 オンラインミーティング時に雑談することで、相談しやすい関係性が生まれた。 会社全体で、共通の課題感を持ち、解決したいという気持ちが強かった。 FAXと電話による注文が1,000件以上!小さく業務改善を始める業務ハックに期待 千葉県にある株式会社メカは、1974年に創業した、社員数30名ほどの企業です。 主力の商品は、揚げ油のろ過機。 大手外食企業やレストラン、お惣菜を作るキッチンがあるスーパーなど、200社・4,000事業所以上に導入されています。 また、千葉ものづくり認定製品の開発や、千葉県経営革新優秀企業に選ばれるなど、地域に密着しながら、全国に製品を届けているのです。 メカ工場内の様子。 メカの揚げ油のろ過機は、廃油の削減にもつながる、エコロジーな製品です。 メカのもとには、ろ過機の消耗品であるフィルターの注文が、1日に何件も届きます。 その件数は、月に1,000件以上。 FAXや電話で注文を受け、紙の複写伝票を作成し、納品書を印刷して、発送。 そして、月末には企業ごとに伝票をまとめ、請求書を発行するといった、紙ベースの作業が続いていました。 そのため、受発注の業務はつねに忙しく、残業が発生することが当たり前。 さらに、新しい担当者が来ても、業務が複雑過ぎてなかなか覚えられず、特定の人のスキルに頼り切ってしまうという課題があったのです。 株式会社メカ 代表取締役社長の大城洋美さんは、当時のことを次のように話します。 知り合いのEC関連の経営者の方から、会社のメンバーが3名以上になったら、システムエンジニアを採用して、仕事をシステム化し、効率的な運用をしたほうがよいと言われていました。 メカでは、早くからサイボウズを導入したり、ソフトウェア会社に業務システムの開発をお願いしたりと、業務のIT化には積極的でした。 しかし、専門のエンジニアを採用するほどの業務があるわけではありません。 ソニックガーデンでは、さまざまなイベントやセミナーで、業務ハックをご紹介しています。 業務ハックとは、 現場から小さい工夫を重ねて業務を改善していくことです。 ソニックガーデンの業務ハックは、 業務ハッカーと呼ばれるプログラマが担当し、お客様の業務を理解しながら、業務効率化に向けたシステムを開発していきます。 すべての要件を出して一気に開発するのではなく、最も必要な機能から段階的に開発するアジャイル開発が特徴です。 ソニックガーデンは、外部から社内SEのように関わっていく関係性が魅力でした。 また業務システムは、ビジネスの変化に合わせて使い勝手を変えていく必要があります。 1度開発して納品されたシステムだと、改修することが難しいと実感していましたので、 業務に合わせてシステムを変え続けていくソニックガーデンの関わりかたが、私たちにはぴったりだと感じました。 議論をくり返して、プロトタイプのシステムを改善し続ける メカを担当するのは、ソニックガーデンの業務ハッカー・田中一紀と、上田幸哉です。 田中たちはまず、オンラインMTGで、大城さんと現場で受発注を担当する伊藤さんから、業務の課題をヒアリングしました。 その内容をもとに、業務フロー図や開発する受発注管理システムのポンチ絵を作成し、 課題とゴールの認識を共有しました。 続いては、システムのプロトタイプを開発します。 ポンチ絵の次に、実際に動くシステムを触っていただき、お客様のイメージする機能になっているか、認識をすり合わせていきます。 そのうえで田中は、伊藤さんたちが実際に仕事をする工場へうかがい、フィルターの受注から発送までの一連の業務プロセスを見学しました。 田中が大城さんたちへ提案したポンチ絵 私たちが当たり前だと思っていた業務に対して、田中さんから指摘をたくさんいただきました。 そこで、ビジネス上の事情を伝えながら、落としどころを探っていく話し合いを何度も行いましたね。 株式会社メカの代表取締役社長 大城洋美さん(右)と、営業一課主任の伊藤小野香さん(左) このような話し合いを経て、大きく改善されたのが納品書の作業です。 システムを導入するまでは、発送の度に複写式の納品書を印刷して同封・保管し、月末にはメカで保管していた納品書をもとに請求書を作成する、紙ベースの作業を行っていました。 今では受発注データをkintoneで管理し、納品書・請求書を締日にまとめて発行する方法へ変わっています。 現在も継続的にシステムを改善していますが、寄せられる改善要望には、業務へのインパクトを優先に、どの要望を改善したら作業が1番楽になるか?を考え、対応を進めています。 アナログな作業を残す理由 一方、すべての業務をシステム化するわけではありません。 僕は、 ルール化できる作業やルーティン業務は、システム化できると考えています。 対して、 イレギュラーパターンはアナログ対応のほうが良いんです。 ソニックガーデンの業務ハッカー・田中一紀。 旅行が好きで、メカとの定例MTGに海外から参加することも。 業務改善、システム導入というと、すべてをシステム、デジタル化しなくてはいけないと考えがちです。 しかしシステムには、メンテナンスコストがかかりますし、想定しないトラブルの発生もあります。 長期的に考えたとき、 システムに移行するよりも、アナログ作業のほうが適切な場合もあるのです。 田中の考えに対し、大城さんは「例えるなら、システム化の部分は幹で、アナログ対応は葉っぱの部分。 合理的な考え方も、大事だと思います」と話します。 また、3人の打ち合わせは、いつもzoomによるオンラインミーティングで行われました。 大城さんは、月の半分ほど沖縄に住んでいることもあり、千葉と沖縄、そして田中が住む北海道と3拠点からのミーティングは、雑談も多く楽しみな時間だったそうです。 そのような 信頼関係があるからこそ、正直な気持ちを伝え合えるコミュニケーションが生まれていました。 「組織全体で課題感を共有しているか?」が、成功する業務ハックのカギ では業務ハックから、どのような成果が生まれているのでしょうか。 伊藤さんはまず、「パートのみなさんが 定時に帰宅できるようになったこと」を挙げました。 さらに、 受発注業務の対応時間が減った分、仕事の領域が広がっているそうです。 また、システム化する前は、業務の引き継ぎに時間がかかっていました。 個人のスキルで対応していた部分もあり、「あの人が抜けたら業務が止まってしまう」という危機感もあったのです。 しかしシステム化された今では、初めて受発注業務に関わる人でも、すぐに仕事を覚えることができています。 受発注業務の引き継ぎに3か月かかっていましたが、現在は1か月でベテランの域に。 今回、メカの業務ハックが成功した背景を、田中はこう分析しています。 業務ハックは、紙を使った、アナログ的な作業の比率が高い企業には有効的だと思います。 そのうえで、業務ハックが1番成功するカギは、 現場が課題感を持っているかなのです。 経営側に課題感があっても、現場に危機感がなければ効率化を説いても響きませんし、協力も得られにくいです。 さらに、 現場と経営者が課題感を共有していることも大事です。 ソニックガーデンの業務ハッカーは、 「新しい風を送り込んでくれるプロの助っ人」と話した、大城さんと伊藤さん。 引き続き、メカとソニックガーデンの強いチームワークで、業務改善を進めていきます。 取材をしたお客様: インタビュアー/ライティング:マチコマキ 広告営業&WEBディレクター出身のビジネスライター。 専門は、BtoBプロダクトの導入事例や、広告、デジタルマーケティング。 オウンドメディア編集長業務、コンテンツマーケティング支援やUXライティングなど、文章にまつわる仕事に幅広く関わる。 ポートフォリオはをご参考ください。

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